4. Depósito legal

El depósito legal es la norma que permite a la Administración General del Estado y a las Comunidades Autónomas recoger ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en cualquier clase de soporte y destinadas por cualquier procedimiento a su distribución o comunicación pública. Su objetivo es recopilar la edición española, velar por su difusión, y preservarla y legarla a las generaciones futuras.

En el mes de mayo se aprobó la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal. Esta modificación persigue dos grandes objetivos: por una parte, adaptar la norma a los cambios que se han producido en el sector editorial; por otra parte, armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea. En depósito legal de las publicaciones en línea podrá encontrar más especificaciones sobre el depósito de este tipo de materiales.

Según la Disposición final tercera, la Ley 8/2022 entró en vigor el día 2 de enero de 2023.

Se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, las publicaciones impresas bajo demanda, así como los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas. Además, se hace mención expresa de los videojuegos en este artículo.
Entre las publicaciones excluidas del depósito legal, enumeradas en el artículo 5, se han incluido las estampas originales realizadas con cualquier técnica, las fotografías editadas, los pasatiempos y las publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar.
El archivo digital previo a la impresión de libros y publicaciones periódicas será depositado por los editores en el servidor del centro de conservación de la comunidad autónoma que corresponda, o en el servidor de la BNE.
Se ha procurado armonizar la Ley 23/2011 con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea, insistiendo en que los editores de publicaciones en línea están exonerados de la gestión del depósito legal y que serán los centros de conservación quienes determinen qué publicaciones en línea y qué recursos se capturarán o depositarán.
La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas quedan reconocidas como centros de conservación.
Se suprime la función de alta inspección de las competencias de la BNE.

La nueva normativa aclara que esta versión digital de la obra editada físicamente se entregará “en el formato utilizado por el editor, siempre y cuando exista dicho archivo” (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4). Los editores, por tanto, no tendrán que modificar sus objetos digitales, si no lo desean hacer. Todos los formatos de ficheros están permitidos pero se recomienda la entrega en formato PDF, sin marcas de agua y preferiblemente en un solo archivo, de tal manera que todo el contenido de un volumen se halle en un solo archivo, evitando, por ejemplo, dividir la información en cubierta y texto.

La BNE, en colaboración con los centros de conservación de las Comunidades Autónomas, ha habilitado un espacio web para realizar el depósito de estos ficheros digitales. En este sitio, disponible en https://deposito.dl-e.es/, los editores deberán registrarse para solicitar un usuario, que le permitirá realizar el depósito de estas publicaciones, siguiendo las instrucciones recogidas en https://www.bne.es/es/conocenos/adquisiciones/deposito-legal/deposito-versiones-digitales-previas-impresion.

El sistema permite la automatización de los envíos en el caso de aquellas editoriales que contemplen esta posibilidad.

La BNE facilitará la consulta de las publicaciones recibidas en soporte digital a los centros de conservación de las distintas Comunidades Autónomas, utilizando medios seguros de acceso, respetando la legislación sobre protección de datos de carácter personal y propiedad intelectual, como se ha venido haciendo desde 2015 con las publicaciones en línea.

Se hace mención expresa de los videojuegos en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, incluyendo todos los contenidos digitales y excluyendo los objetos tridimensionales que los acompañen (Ley 8/2022, artículo único, dos, n).

La gestión del depósito legal de los videojuegos dependerá de si tienen o no soporte tangible:

• Videojuegos en soporte tangible

El editor o productor solicitará a la oficina de depósito legal de su provincia el número de depósito legal. Dicho número será impreso en lugar visible del soporte de la obra. Una vez editado, y antes de su distribución o venta, el editor o el productor depositará 3 ejemplares en la oficina de depósito legal donde haya solicitado el número. Con ambas gestiones acaba la obligación del editor o productor con respecto al depósito legal de una publicación. La oficina de depósito legal, distribuirá los 3 ejemplares depositados de la siguiente forma: un ejemplar para la biblioteca autonómica, otro para la biblioteca pública de la provincia y otro para la BNE.

• Videojuegos en línea

En aquellos videojuegos que se encuentren acceso libre en internet, la responsabilidad de los editores y productores consistirá en facilitar el acceso para la captura de los recursos cuando la BNE o los centros de conservación que lo requieran. Mientras que en aquellos videojuegos que se encuentren en acceso restringido, será la BNE y/o los centros de conservación de las Comunidades Autónomas los que se pondrán en contacto con los editores o productores con sede en España y estos centros enviarán un enlace para que la empresa editora o productora realice el depósito, esto es, suba los archivos correspondientes en el formato en que se hayan editado. Con el depósito de la obra se incluirán los metadatos y herramientas o software necesario para que el videojuego pueda visualizarse de forma íntegra, de tal forma que con el paso de los años un ciudadano pueda acceder al videojuego sin merma de contenido, esto es, tal y como se editó en su momento.

En la Ley 23/2011 las publicaciones impresas bajo demanda figuraban en el artículo 5 entre las obras excluidas del depósito legal. Puesto que actualmente la mayoría de los editores utilizan este método de publicación, se ha convertido en una tipología muy representativa de la edición actual, por tanto, han de ser objeto de depósito legal (Ley 8/2022, artículo único, dos, d). La cantidad de ejemplares a depositar en la Oficina de DL correspondiente será de 4 (2 para la BNE). si bien la nueva normativa contempla la posibilidad de establecer reglamentariamente la entrega de un número menor de ejemplares (Ley 8/2022, artículo único, siete, 4, a).

Además de las publicaciones impresas bajo demanda, se incluyen en el artículo 4, entre las publicaciones objeto de depósito legal, los marcapáginas y los catálogos de editoriales, librerías y subastas, pues tienen un contenido de interés bibliográfico significativo (Ley 8/2022, artículo único, dos, f, g). La cantidad de marcapáginas a depositar será de 3 (uno de ellos para la BNE). En cuanto a los catálogos de editoriales, librerías y subastas, se entregarán 4 ejemplares (2 para la BNE), como libros o folletos que son.

Aunque los carteles figuraban entre las publicaciones objeto de depósito legal en la anterior normativa (Ley 23/2011), por omisión errónea no aparecían en el artículo 10, donde se detallaban los ejemplares que debían ingresar en la BNE. La reforma de 2022 recoge esta tipología entre los materiales para la BNE (Ley 8/2022, artículo único, siete, m).

La Filmoteca Española y las filmotecas de las comunidades autónomas son, según la nueva normativa del DL, centros de conservación del patrimonio cinematográfico español (Ley 8/2022, artículo único, ocho).

Una vez depositada una obra en un centro de conservación no podrá ser retirada, a no ser que haya una orden judicial que así lo dictamine. En la Ley 8/2022 se deja constancia de la condición irrevocable del depósito legal entregado en cualquiera de los centros de conservación: “Una vez constituido el depósito legal, los interesados no podrán retirar las obras depositadas por el solo hecho de no desear su comunicación pública” (Ley 8/2022, artículo único, seis, 3).

Las ediciones locales de un título de diario tendrán cada una de ellas un número de depósito legal propio dependiendo de la provincia donde se editen, de cara a que cada Comunidad Autónoma reciba las versiones locales de ese título; por ejemplo, las ediciones locales de El País se recibirán en la oficina de depósito legal de la provincia donde tenga la sede el editor local. La normativa anterior obligaba a que las versiones locales de un periódico se depositaran todas donde el diario tenía la sede principal, por lo que a la oficina de DL de Madrid llegaban, por ejemplo, todas las versiones locales de un periódico. A modo de ejemplo, con la nueva normativa la versión local del ABC de Córdoba, se entregaría exclusivamente en la oficina de DL de Córdoba, y no en la de Madrid, a pesar de que la edición nacional de ese diario tiene DL de Madrid. (Ley 8/2022, artículo único, diez, 14, 3 a).

La Ley 8/2022 ha suprimido la función de alta inspección de las competencias de la BNE. No obstante, se hace alusión a que esta Institución ejercerá un papel de coordinación y asesoramiento entre los centros conservadores, así como de seguimiento del cumplimiento de la normativa sobre el depósito legal, ejerciendo las siguientes funciones (Ley 8/2022, artículo único, siete, 3; artículo único, nueve, 2):

Velar por el cumplimiento y aplicación de los principios y valores recogidos en la Ley 23/2011 y la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal.
Supervisar la adecuación de toda la normativa autonómica a la Ley 23/2011 y a la Ley 8/2022.
Establecer mecanismos de coordinación y cooperación con las comunidades autónomas y, en concreto, con sus oficinas de depósito legal, con vistas a conseguir el cumplimiento de la ley.
Colaborar para la unificación de procedimientos en el conjunto de las oficinas de depósito legal y en su mejora continua.
Asesorar, orientar e informar a los distintos sectores de la comunidad editorial en el ejercicio de sus derechos y en el cumplimiento de sus obligaciones.

El 2 de enero de 2023 entró en vigor la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal. Entre las novedades destacadas de la nueva Ley se encuentra la obligación del editor de depositar el archivo digital previo a la impresión de libros y publicaciones seriadas, además de los ejemplares correspondientes en soporte físico.

Desde entonces, la Biblioteca Nacional de España (BNE), en colaboración con los centros de conservación de las Comunidades Autónomas, ha desarrollado un espacio web para realizar el depósito de estos ficheros digitales.

En este sitio, disponible en https://deposito.dl-e.es/, los editores deberán registrarse para solicitar un usuario, que le permitirá realizar el depósito de estas publicaciones. En el caso de los editores de la Comunidad de Madrid, deberán depositar este archivo digital previo a la impresión en el sitio desarrollado por dicha Comunidad, en vez de hacerlo en el de la BNE. La BNE y la Comunidad de Madrid se coordinarán para el envío a la BNE de los ficheros depositados en dicha Comunidad, de manera que los editores madrileños no tengan que realizar el depósito en dos sitios diferentes. Dado que la BNE ya tenía un acuerdo con numerosas cabeceras de prensa para recibir estas publicaciones, los editores de prensa de Madrid seguirán por el momento depositando también las publicaciones en la BNE.

Igualmente, se prevé incorporar un servicio de huella digital desarrollado por CEDRO que facilitará la protección de los contenidos depositados frente a usos ilícitos.
Las publicaciones depositadas serán accesibles tanto en la BNE como en los centros de conservación de las CC.AA. mediante un sistema de acceso seguro.
La Biblioteca Nacional de España velará siempre por el respeto escrupuloso de la legislación en materia de propiedad intelectual y protección de datos de carácter personal.

¿Cómo registrarse?

Los editores deben entrar en la siguiente dirección para registrarse: https://deposito.dl-e.es/

Al pulsar en “Registrarse” se accede a la siguiente pantalla, en la que se debe rellenar el formulario.

Una vez rellenados todos los datos, se debe marcar “Enviar solicitud”. A continuación aparecerá la siguiente pantalla en la que se comunica que el registro ha sido correcto.

Tras este paso, recibirán una contraseña en su correo electrónico en el que se le comunicará usuario y contraseña para poder subir a la plataforma los archivos digitales.

¿Cómo realizar el depósito?

Una vez dentro del portal (https://deposito.dl-e.es/), se pulsará el botón Iniciar sesión.
El único requisito es nombrar los ficheros depositados con el número de depósito legal, el ISBN o el ISSN.
Todos los formatos de ficheros están permitidos pero se recomienda la entrega en formato PDF, sin marcas de agua y preferiblemente en un solo archivo de tal manera que todo el contenido de un volumen se halle en un solo archivo, evitando, por ejemplo, dividir la información en cubierta y texto.

En caso de dudas o sugerencias pueden contactar con: depositolegal@bne.es

En 2015 se aprobó el Real Decreto que regula el depósito legal de las publicaciones en línea. Este real decreto desarrolla la Ley 23/2011, de 29 de julio, de Depósito legal, en la que se consideran por primera vez objeto de depósito legal los sitios web y las publicaciones en línea.

Son objeto de depósito legal todo tipo de sitios web y las publicaciones en ellos contenidas, siempre que contengan patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual o digital de las culturas de España.

Dadas las especiales características de este tipo de publicaciones y la imposibilidad de ser exhaustivos en su captura, almacenamiento y preservación en las condiciones tecnológicas actuales, el texto legal introduce una serie de novedades con respecto a la regulación del depósito legal de las publicaciones en soporte tangible:

La iniciativa del depósito no está en los editores, sino en los centros de conservación (la Biblioteca Nacional de España y los designados por las CC.AA. en el ámbito de sus competencias), que determinarán las prioridades en el patrimonio documental en línea a preservar.
No se asignará número de depósito legal a las publicaciones en línea.
Para el ingresode estas publicaciones en los centros de conservación como depósito legal, se prevén varias vías:
- La captura automática por medio de robots que recolectan la web, para aquellos sitios web y publicaciones contenidas en ellos que estén libremente accesibles en internet.
- En el caso de publicaciones protegidas con usuario y contraseña o no capturables automáticamente (bases de datos, ebooks…), los editores y los centros de conservación acordarán la forma más eficaz y sencilla para ambas partes de hacer el depósito.
La obligación de los editores y productores de contenido en línea se limita a dejar que los centros de conservación recolecten sus publicaciones o a facilitar el depósito cuando estos se lo soliciten.

El acceso a las publicaciones ingresadas por esta vía respetará escrupulosamente la legislación en materia de propiedad intelectual y de protección de datos de carácter personal.

La Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, actualiza la anterior normativa y en lo que se refiere al depósito legal de las publicaciones en línea, modifica su regulación con el objeto de evitar confusiones en cuanto a la obligación del depósito legal y clarificar que la iniciativa no recae en los editores o productores, sino en los centros de conservación.

Las preguntas relacionadas con el tema pueden enviarse a: archivoweb@bne.es

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